第七节 应付管理模块的应用

　　一、应付管理模块初始化工作

　　(一)控制参数和基础信息的设置

　　1.控制参数设置

　　(1)基本信息的设置

　　主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。

　　(2)应付款核销的设置

　　应付款核销是确定付款与采购发票、应付单据之间对应关系的操作，即指明每一次付款是哪几笔采购业务款项。应付管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。

　　(3)规则选项

　　应付管理模块规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预付冲应付是否生成转账凭证等。

　　2.基础信息设置

　　(1)设置会计科目

　　设置会计科目是指定义应付管理模块凭证制单所需的基本科目，如应付科目、预付科目、采购科目、税金科目等。

　　(2)设置对应科目的结算方式

　　设置对应科目的结算方式即设置对应科目的付款方式，主要包括现金、支票、汇票等。

　　(3)设置账龄区间73

　　设置账龄区间是指为进行应付账款账龄分析，根据欠款时间，将应付账款划分为若干等级，以便掌握对供应商的欠款时间长短。

　　(二)期初余额录入

　　初次使用应付管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到系统中，以便以后进行核销处理。

　　当第二年度处理时，系统会自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。

　　二、应付管理模块日常处理

　　(一)应付处理

　　1.单据处理

　　(1)应付单据处理

　　企业的应付款来源于采购发票(包括专用发票、普通发票)和其他应付单。如果应付管理模块与采购管理模块同时使用，采购发票必须在采购管理模块中填制，并在审核后自动传递给应付管理模块，应付管理模块中只需录入未计入采购货款和税款的其他应付单数据。企业如果不使用采购管理模块，则全部业务单据都必须在应付管理模块中录入。

　　应付管理模块具有对采购发票与其他应付单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。

　　(2)付款单据处理

　　付款单据用来记录企业支付给供应商的款项。付款单据处理主要包括对付款单和预付单进行新增、修改、删除等操作。

　　(3)单据核销

　　单据核销主要用于建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。

　　2.转账处理

　　(1)应付冲应付

　　应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过将应付款业务在供应商之间转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间入错户和合并户等问题。

　　(2)预付冲应付

　　预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。

　　(3)应付冲应收

　　应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。通过应付冲应收，将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应付债务与应收债权的冲抵。

　　(二)票据管理

　　票据管理用来管理企业因采购商品、接受劳务等而开出的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。对应付票据的处理主要是对应付票据进行新增、修改、删除及付款、退票等操作。

　　(三)生成记账凭证

　　应付管理模块为每一种类型的付款业务编制相应的记账凭证，并将记账凭证传递到账务处理模块。

　　三、应付管理模块期末处理

　　(一)期末结账

　　当月业务全部处理完毕，在采购管理模块月末结账的前提下，可执行应付管理模块的月末结账功能。

　　(二)应付账款查询

　　应付账款查询包括单据查询和账表查询。单据查询主要是对采购发票和付款单等单据的查询;账表查询主要是对往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，以及总账、明细账、单据之间的联查。

　　(三)应付账龄分析

　　账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。

第八节报表管理模块的应用

　　一、报表数据来源

　　(一)手工录入

　　报表中有些数据需要手工输入，例如资产负债表中“一年内到期的非流动资产”和“一年内到期的非流动负债”需要直接输入数据。

　　(二)来源于报表管理模块其他报表

　　会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。

　　(三)来源于系统内其他模块

　　会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。

　　二、报表管理模块应用基本流程

　　(一)格式设置

　　报表格式设置的具体内容一般包括：定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。

　　1.定义报表尺寸

　　定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。

　　2.定义行高和列宽

　　设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。

　　3.画表格线

　　为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。

　　4.定义单元属性

　　定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。

　　5.定义组合单元

　　把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。

　　(二)公式设置

　　在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

　　1.计算公式

　　计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。

　　2.审核公式

　　审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。

　　审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。

　　3.舍位平衡公式

　　舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。

　　(三)数据生成

　　报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。

　　(四)报表文件的保存

　　对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。

　　(五)报表文件的输出

　　会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表按输出方式的不同，通常分为：屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送等五种类型。

　　1.屏幕查询输出

　　报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。

　　2.图形输出

　　根据报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数据有关的图形，便于分析会计报表。

　　3.磁盘输出

　　一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。

　　4.打印输出

　　打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。

　　不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印。

　　5.网络传送

　　网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。

　　三、利用报表模板生成报表

　　报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。